Aujourd’hui : des pièces partout, une liste de tête
Les certificats arrivent en papier, par mail, sur WhatsApp, parfois jamais. Un bénévole tient la liste de tête et relance famille par famille. En octobre, personne ne sait quels dossiers restent incomplets.
La famille dépose en photo, quand elle peut
Au moment de l’inscription, la rubrique « Justificatifs à fournir » dit ce que le club attend. La famille prend sa pièce en photo, ou la dépose plus tard.
- Depuis son dossier, par son lien : « Déposer », ou « Remplacer » une pièce refusée.
- Une pièce encore valable de l’an dernier est reprise : rien à redéposer.
- Rien ne bloque : une pièce manquante n’empêche ni de s’inscrire ni de payer.
Le bureau contrôle, la famille voit l’état
L’écran Justificatifs compte tout en haut : déposées, à contrôler, contrôlées, à redemander.
- « Contrôler les pièces » ouvre la première pièce, puis la suivante.
- « Marquer conforme » ou « Refuser », avec un motif.
- La date de fin de validité d’un certificat est suivie : le filtre « Expirent bientôt » la montre avant l’échéance.
Dans son dossier, la famille lit l’état de chaque pièce : « À déposer », « Déposée, contrôle en cours », « Validée », « Refusée » ou « Expirée ».
Les pièces qui manquent, réclamées d’un clic
Le samedi matin, l’éducateur des U11 demande qui n’a pas son certificat. La réponse est dans le filtre « Manquantes ».
- « Relancer la famille » sur une ligne.
- « Relancer les familles » pour celles qui doivent une pièce : 20 familles par clic, le reste au clic suivant.
- Un dossier marqué « Ne pas relancer » est laissé de côté, et l’écran le dit.
Pour les cotisations en retard, voir la relance en un clic.
Santé : le questionnaire, si votre club l’a choisi
Si votre club l’a choisi avec OnClub, la famille remplit en ligne le questionnaire de santé officiel, celui du mineur ou le QS-SPORT du majeur, puis signe l’attestation.
Ce qui arrive au bureau
- Les réponses au questionnaire restent sur le téléphone de la famille ; seule l’attestation arrive au club.
- Le signataire se déduit de l’âge : un parent pour un mineur.
- Un certificat du médecin déposé en photo est contrôlé comme une autre pièce, avec sa date de fin.
Le dossier d’une équipe, prêt à imprimer
- « Dossier PDF » : toutes les pièces d’un joueur, en un fichier.
- « Compiler le dossier du cours » : celles de toute une équipe, pour un tournoi ou un déplacement.
Plus de boîte à chaussures pleine de certificats : le bureau ouvre les pièces depuis son tableau de bord. Les justificatifs d’aide, comme le Pass’Sport, se contrôlent au même endroit : voir les aides déduites.
Ce qu’OnClub ne fait pas (encore)
- Choisir seul le questionnaire en ligne pour la pièce santé : ce choix engage la responsabilité du club, il se fait avec OnClub.
- Lire le contenu d’une photo : le bureau regarde la pièce et décide.
- Remplacer le certificat pour les disciplines où seul le médecin peut se prononcer : la pièce reste à déposer.