Une cotisation en retard se relance d’un bouton

Qui doit quoi, sans chercher

L’accueil du tableau de bord montre l’argent de la saison : ce qui est encaissé sur ce qui est attendu, puis deux lignes qui mènent droit aux dossiers.

• « 3 familles en retard de paiement · 330 € » : une échéance est dépassée.
• « 4 dossiers sans aucun versement · 1 520 € » : rien n’est encore entré.
• Les échéances à venir, à encaisser à la main, à leur date.

Dans la liste des inscriptions, l’onglet « Impayées » rassemble les retards. Le détail est dans le suivi des paiements.

Une famille : le message relu, puis envoyé

Sur la fiche du dossier, « Relancer la famille » ouvre le message tel qu’il partira, au-dessus de deux boutons.

• L’adresse exacte du responsable, et l’objet du mail.
• Le bon montant : la tranche en retard, et le reste dû si d’autres échéances suivent.
• Le lien vers son dossier, et la possibilité de régler auprès du club.
• « Envoyer ce message » : rien ne part avant.

Le message finit par une phrase pour la famille qui vient de payer : « Si votre règlement est déjà parti, ce message n’a plus lieu d’être ». Un chèque glissé dans la boîte du club ne fâche personne.

La même relance réclame aussi les pièces

Un dossier soldé auquel il manque un certificat ou une photo reçoit « Pièce manquante », avec la liste des pièces dues. L’argent passe d’abord : un seul message à la fois, la pièce vient une fois le dossier réglé. Voir les pièces justificatives.

Une équipe : un plan d’envoi, puis une confirmation

Le lundi qui suit la date d’échéance, le trésorier du club de football filtre l’équipe U13, coche les familles en retard, puis « Relancer la sélection ».

Le plan nomme chaque famille, son adresse exacte et ce que le message réclame. « Confirmer l’envoi » : un message par famille, jamais un par enfant, et 50 dossiers au plus par envoi.

Les dossiers écartés sont listés avec leur raison : aucune adresse email, adresse désabonnée, dossier en réserve, inscription annulée, rien à réclamer, ou gardé pour le prochain envoi.

Le bureau garde la main

• Rien ne part tout seul : chaque relance est un geste du bureau, après relecture.
• Mettre le dossier en réserve, avec un motif obligatoire : plus aucune relance ne part vers cette famille, le temps d’un arrangement.
• Encaisser un chèque dès qu’il arrive : la famille sort des impayées, et la relance suivante ne la vise plus.
• Vos mots dans le mail : dans l’écran « Emails », le bureau écrit sa phrase d’ouverture et son mot de la fin. Le montant et le lien restent ceux du dossier.

Pour un message libre à toutes les familles qui doivent encore de l’argent, les messages aux familles de l’offre Pro prennent le relais.

Ce qu’OnClub ne fait pas (encore)

• Faire payer une échéance en retard depuis le lien : le dossier ne se paie par carte qu’en une fois, sans rien de versé. En plusieurs fois, la famille règle avec le club.
• Montrer le texte de chaque mail dans une relance groupée : le plan dit qui reçoit quoi, pas le message.
• Relancer plus de 50 dossiers d’un coup.
• Savoir qu’un chèque est arrivé tant qu’il n’est pas saisi dans le dossier.