Trois fichiers, téléchargés quand vous voulez
En fin de saison, le trésorier rassemble ses relevés, ses talons de chèques et un tableur à moitié tenu. Dans OnClub, trois fichiers se téléchargent à tout moment, sans attendre juin :
- Le journal du mois, depuis l’écran Comptabilité.
- La liste des inscriptions, depuis l’écran Inscriptions, avec vos filtres.
- La liste des licences, depuis l’écran Licences.
Rien ne part par mail : le fichier arrive sur votre ordinateur, vous le transmettez à qui vous voulez.
Le journal du mois, moyen par moyen
L’écran Comptabilité se lit mois par mois. En tête, trois cartes :
- Encaissé, détaillé par moyen : carte en ligne, chèque, espèces, virement. Les aides notées sont à part, à recevoir des organismes.
- Retenu sur la carte : la commission OnClub, les frais Stripe, et le net versé par Stripe.
- Rendu aux familles : les remboursements du mois, dont la commission rendue par OnClub.
Dessous, le journal liste chaque mouvement : date, famille et dossier, moyen, montant, retenue, net versé. Un remboursement apparaît en négatif, avec son motif.
« Télécharger le journal (tableur) » donne ce mois-là, avec en plus le motif et le détail de chaque retenue.
Les virements Stripe, ligne par ligne
Sur le relevé de banque, Stripe verse un seul montant pour plusieurs paiements. Sous le journal, chaque virement du mois se déplie : sa date, son état (« Reçu », « Annoncé », « En route ») et les paiements qu’il contient, famille par famille.
Un paiement qu’OnClub ne relie à aucun dossier est marqué « Non rapproché » : payé hors d’OnClub, ou avant le branchement du club.
La liste des inscriptions, filtrée
Dans l’écran Inscriptions, le bouton « Exporter ces 12 inscriptions » (il compte les dossiers affichés) suit vos filtres et votre recherche. Une équipe, les impayés, les dossiers incomplets : le fichier contient ce que vous voyez.
Chaque ligne est un dossier : référence, participants, responsable, e-mail, téléphone, cours, date, statut, total, payé et reste. Pour la liste des joueurs à licencier, c’est la liste des licences.
Un fichier qui s’ouvre tel quel
Les trois fichiers s’ouvrent d’un double clic dans un tableur en français, accents compris. Les montants sont écrits avec une virgule et se calculent comme des nombres.
Le chiffre du jour reste sur l’accueil, dans le suivi des paiements : l’export sert à garder une trace, ou à la transmettre.
Le détail
- Les filtres de la liste des inscriptions : cours, discipline, niveau, tranche d’âge, intervenant, pièce manquante, aide, origine du dossier. Cochez des lignes, et « Exporter la sélection » sort seulement celles-là.
- Côté famille, « Mon dossier » donne l’appel de cotisation, le reçu de cotisation et l’attestation de paiement pour l’employeur.
Ce qu’OnClub ne fait pas (encore)
- Exporter la saison entière en un fichier : le journal sort mois par mois.
- Exporter le bilan de la saison : il se lit à l’écran seulement.
- Exporter le registre des adhérents, une ligne par personne avec l’âge, par exemple pour une demande de subvention.
- Produire des écritures comptables : ni plan de comptes, ni partie double, ni fichier FEC.