Aujourd’hui : une feuille, une cagnotte, des messages
Pour la journée de stage des vacances, on fait passer une feuille, on encaisse en liquide, on répond aux messages pour savoir s’il reste de la place. Le soir, il faut rapprocher la feuille et la cagnotte.
Une date, un lieu, un tarif, des places
Dans l’écran « Événements », vous cliquez « Créer un événement ». Le formulaire tient en une carte : un stage, un tournoi, une sortie.
- Nom, date, début et fin : l’horaire est facultatif.
- Lieu : il part dans la confirmation, c’est ce que la famille relit le matin même.
- Places et tarif par personne : zéro pour un événement gratuit.
- Description : ce qu’il faut apporter, l’heure d’arrivée, le déroulé.
L’événement a aussitôt sa page publique, avec son adresse à envoyer aux familles. Elle apparaît aussi dans « Les prochains rendez-vous » du site du club.
La famille s’inscrit sans compte, frères et sœurs compris
Sur la page, la famille lit quand, où, le tarif et les places restantes. Elle remplit le formulaire « S’inscrire » : ses coordonnées, puis qui participe.
- Jusqu’à 12 personnes en une fois, avec « Ajouter une personne ».
- Le montant suit : « Soit 50 € pour 2 personnes, selon les places disponibles. »
- Le paiement par carte se fait sur la même page, en une fois.
La confirmation part par e-mail, avec la date et le lieu. Si elle ne peut pas partir, la page le dit.
Le détail
- Sans compte de paiement actif, l’inscription est enregistrée et la page dit ce qui reste à régler avec le club.
- Le dossier rejoint les inscriptions de la saison, hors cotisation, réductions et échéancier.
- Une fois passé, l’événement garde sa page : « Cet événement a eu lieu ».
Complet : la liste d’attente prend le relais
Quand toutes les places sont prises, le bouton devient « Se mettre en liste d’attente ». Rien n’est demandé à la famille tant qu’une place ne se libère pas.
Ces demandes rejoignent l’écran Liste d’attente, où le bureau propose ou attribue la place. La liste d’attente est ouverte dès la création du club ; si le bureau l’a coupée, la page affiche simplement « Complet ».
Le bureau suit les places et l’argent
L’écran « Événements » donne les événements à venir, les places prises et le montant inscrit. Chaque ligne montre son état, sa jauge et le lien de sa page publique.
| Événement | Quand | Où | Remplissage | Tarif | Lien |
|---|---|---|---|---|---|
| Journée de stage U11 Ouvert | samedi 24 octobre 202610:00 à 17:00 | Stade municipal | 7 places libres | 25 € | Page publique |
| Sortie au stade Liste d’attente | samedi 21 novembre 202614:00 à 19:00 | Départ du stade | Complet | 15 € | Page publique |
| Tournoi de Noël U9 Ouvert | samedi 19 décembre 202613:30 à 18:00 | Gymnase Jean-Moulin | Plus que 3 places | 0 € | Page publique |
| Événement | Quand | Où | Remplissage | Tarif | Lien |
|---|---|---|---|---|---|
| Journée portes ouvertes Passé | samedi 5 septembre 202610:00 à 13:00 | Stade municipal | Complet | 0 € | Page publique |
| Stage de rentrée U13 Passé | samedi 29 août 202609:30 à 16:30 | Stade municipal | Complet | 30 € | Page publique |
En ouvrant un événement, vous voyez les inscrits, la liste d’attente, l’encaissé net des remboursements et le reste à encaisser, famille par famille. Les places restantes viennent des inscriptions réelles, pas d’un compteur saisi à la main.
Le détail
- Annuler et rembourser : un motif obligatoire, les cartes remboursées par Stripe, le motif écrit dans chaque dossier.
- Le paiement d’un événement porte le taux de commission de votre formule, comme une cotisation, plus les frais Stripe.
- Un événement créé dans l’Atelier d’inscription se modifie et se ferme depuis l’atelier.
Ce qu’OnClub ne fait pas (encore)
- Un stage sur plusieurs jours : un événement a une date et un créneau, un stage de cinq jours se crée en cinq journées.
- La billetterie : on inscrit des participants à un gala, on ne vend pas d’entrées au public.
- Un justificatif par événement : aucune pièce n’est demandée, pas même une attestation de natation.
- Reconnaître la famille : le formulaire ne reprend pas les enfants déjà inscrits au club.
- Modifier un événement créé depuis l’écran « Événements » : on peut l’annuler, pas changer sa date ou son tarif.
- Une liste d’attente propre à un événement : c’est le réglage du club qui vaut pour tous.