Les aides déduites dès l’inscription

Aujourd’hui, l’aide se soustrait à la main

Le bureau retire l’aide du prix sur un coin de fiche, note le code quelque part, et le cherche en décembre pour se faire rembourser. Avec OnClub, l’aide se règle dans le formulaire d’inscription, code compris.

La famille coche, tape son code, le total baisse

Dans le formulaire, chaque participant a sa rubrique « Aides publiques ».

• Une case par aide proposée par le club : son montant, sa condition et ce qu’il faut fournir.
• Une seule aide par participant : en cocher une grise les autres.
• Le code est obligatoire : sans lui, rien n’est déduit et le paiement attend.
• Au panier, la ligne « Pass’Sport, K7M2Q9X4T −50 € » porte le code à côté du montant, et le total est recalculé.

L’année de naissance est vérifiée avant le paiement

Quand le club borne une aide par années de naissance, la case se grise pour un enfant hors tranche. La raison s’écrit à sa place : « L’aide « Pass’Sport » n’est pas ouverte à une naissance en 2021, celle de Jade : elle va de 2009 à 2020. »

En plusieurs fois, l’aide est déduite d’abord, puis le reste est réparti : voir le paiement en ligne.

Le bureau règle ses aides et contrôle les pièces

• Ses aides, lui-même : dans l’atelier d’inscription, le bureau ajoute, modifie ou retire une aide, avec son montant, sa condition, la pièce attendue et les années de naissance.
• Ses pièces aussi : il ajoute, modifie ou retire une pièce demandée aux familles.
• Le filtre « Aide » de la liste des inscriptions dit qui a demandé quelle aide.
• La fiche du dossier rappelle l’aide appliquée, la condition retenue et la pièce attendue.
• Les justificatifs déposés se contrôlent dans l’écran Justificatifs : « Marquer conforme », ou un refus avec son motif. Voir les pièces justificatives.

Un justificatif refusé laisse une trace

Quand la pièce de l’aide est déclarée comme telle, son refus fait apparaître sur la fiche la pastille « 50 € à réclamer », avec le code de l’aide. Le montant payé n’est pas retouché : le club décide s’il réclame. Revalider la pièce efface la ligne.

Ce lien entre une pièce et une aide se pose aujourd’hui avec l’équipe OnClub, à la mise en place. Pour le Pass’Sport, le guide Pass’Sport détaille qui y a droit et comment l’association se fait rembourser.

Ce qu’OnClub ne fait pas (encore)

• Cumuler deux aides pour un même participant : le formulaire n’en retient qu’une.
• Lier soi-même une pièce à une aide : ce lien se pose avec l’équipe OnClub. Sans lui, la famille donne son code, mais un refus ne crée rien à réclamer.
• Compter les montants à réclamer ailleurs que sur la fiche : ni l’accueil, ni l’onglet « Impayées », ni la relance ne les reprennent.
• Suivre le remboursement de l’aide par l’organisme qui la verse : le bureau le suit à part.