Aujourd’hui : un tableur toujours en retard
Le relevé de banque d’un côté, une enveloppe de chèques de l’autre, et un tableur qu’on met à jour quand on a le temps. Au bord du terrain, personne ne sait vraiment qui a payé sa cotisation.
Encaissé sur attendu, en une barre
L’accueil du tableau de bord ouvre sur la saison qui se joue. Le bloc Argent donne un grand chiffre : par exemple « 28 640 € encaissés sur 40 360 € attendus · 71 % ».
Dessous, une barre en quatre couleurs range chaque euro attendu :
- Encaissé : ce qui est déjà entré, carte et chèques notés.
- À venir : les échéances des familles qui paient en plusieurs fois, à encaisser à la main, à leur date.
- En retard : une échéance dépassée et pas réglée.
- Sans aucun versement : les dossiers où rien n’est encore entré.
Deux lignes qui mènent droit aux familles
Sous la barre, des lignes cliquables disent qui regarder, avec la somme en jeu :
- « 3 familles en retard de paiement · 330 € » ouvre la liste des inscriptions sur l’onglet « Impayées ».
- « 4 dossiers sans aucun versement · 1 520 € » ouvre l’onglet « Aucun versement ».
- « 9 870 € à encaisser à la main, à leur date », avec le nombre de familles échelonnées, ouvre l’onglet « Échelonnées ».
Dans la liste, les colonnes « Payé / total » et « Reste » donnent le détail. Sélectionnez les familles en retard, puis « Relancer la sélection » : c’est la relance d’un clic.
La carte s’inscrit seule, le chèque se note
Une famille qui règle par carte avec le paiement en ligne est comptée dès que Stripe confirme. Personne ne recopie rien.
Le chèque remis au bord du terrain, les espèces d’un stage, le virement d’un parent : le bureau les note sur le dossier, avec « Encaisser un chèque ».
Le montant s’ajoute au payé de l’inscription et sort de la liste des impayées. Utilisé pour un chèque ou des espèces remis au bureau.
Dossier de Nathalie Roux.
- Le montant reçu : le reste dû est proposé, vous le corrigez si besoin.
- Le moyen : chèque, espèces, virement, ou aide ou bon.
- Aucune commission sur un chèque ou des espèces.
Le payé du dossier change, le statut se recalcule, et la famille sort des impayées si le solde est atteint.
Le dossier d’une famille, au centime
Chaque dossier montre trois tuiles : Total dû, Déjà payé avec les moyens utilisés, et Reste, avec le nombre de relances déjà envoyées.
Pour une famille qui paie en plusieurs fois, la carte « Échéancier » liste les tranches et leurs dates. Le trésorier lit tout au même endroit, sans ouvrir le relevé.
Le détail
- L’accueil est réservé au bureau : une famille ne voit que son propre dossier.
- Les points à traiter sont comptés en tête de l’accueil : familles en retard, dossiers sans versement, dossiers incomplets, cours sans encadrant.
- La saison d’avant reste lisible dans son bilan, avec le lien « Bilan de 2025-2026 » en bas de l’accueil.
- La comptabilité du mois, avec la commission et les frais de la carte, se lit à part : ce sont les exports comptables.
- L’accueil parle aussi du club : qui revient sur les anciens joueurs, les joueurs face à la saison d’avant, le remplissage des places, et en fin de saison le bouton « Préparer la rentrée ».
Ce qu’OnClub ne fait pas (encore)
- Encaisser les échéances à votre place : aujourd’hui, les tranches d’un échéancier s’encaissent à la main, à leur date.
- Savoir qu’un chèque est arrivé tant que le bureau ne l’a pas noté sur le dossier.
- Noter la date de remise en banque d’un chèque depuis le dossier.
- Compter les aides de la même façon partout : l’accueil range une aide notée « Aide ou bon » dans l’encaissé, l’écran Comptabilité la met à part, à recevoir de l’organisme.