Vous déposez le fichier, vous relisez, vous acceptez
Votre club arrive avec un tableur de l’an dernier, ou un export HelloAsso. Pas besoin de nous l’envoyer : dans l’écran Adhérents, onglet Familles, le bureau clique « Reprendre un tableur ».
- Un fichier CSV : votre tableur enregistré en CSV, ou l’export HelloAsso tel quel.
- Ou des lignes collées : copiées du tableur, la ligne des titres comprise.
- Rien n’est écrit avant votre accord.
Un aperçu avant d’écrire quoi que ce soit
OnClub lit le fichier et montre ce qu’il va reprendre : par exemple « 212 adhérents dans 168 familles seront repris pour la saison 2025-2026 ».
- Les colonnes lues : « Prénom ← Prénom adhérent », « Adresse du responsable ← Email payeur »…
- Les colonnes laissées de côté : les montants et les moyens de paiement d’un export HelloAsso.
- Les lignes écartées : en double dans le fichier, ou commande annulée ou remboursée.
- Les remarques : un adhérent sans adresse mail est repris, mais ne pourra pas être reconnu.
Un échantillon des lignes suit. Le bouton dit combien vous reprenez : « Reprendre 212 adhérents ».
Ce qui est repris, et ce qui ne l’est pas
La reprise garde ce qui sert à faire revenir vos anciens : prénom, nom, année de naissance, adresse mail, téléphone, numéro de licence, et le cours ou l’équipe de l’an dernier.
Elle ne reprend que les adhérents de la saison passée. Ni dossier, ni paiement, ni historique : vos anciens referont leur dossier, mais déjà rempli.
La reprise s’efface d’elle-même quand elle ne sert plus : à l’ouverture de la saison suivante, ou au plus tard au bout de dix-huit mois.
Les anciens reconnus à leur adresse
Une fois repris, vos anciens apparaissent dans l’onglet Familles, famille par famille : les enfants de l’an dernier, le contact, et l’état « Pas revenue », « En partie » ou « Revenue ».
212 anciens : ceux de 2025-2026, dont 0 déjà revenu pour 2026-2027.
Reprendre un tableurChaque famille reçoit par mail son lien personnel : son dossier de l’an dernier, déjà rempli, où il ne reste qu’à choisir les cours. Les 40 premières partent maintenant.
| Famille | Adhérents de 2025-2026 | Contact | État |
|---|---|---|---|
| Karim Benali | Inès Benali · 2014 · U13 | karim.benali@exemple.fr06 39 98 88 05 | Pas revenue Copier le lien |
| Claire Martin | Léo Martin · 2016 · U11Jade Martin · 2018 · U9 | claire.martin@exemple.fr06 39 98 15 60 | Pas revenue Copier le lien |
| Famille Fabre | Hugo Fabre · 2013 · U13 | Pas d’adresse | Pas revenue Copier le lien |
Une famille qui se réinscrit est reconnue à son adresse mail, et passe en « Revenue ». Dans la liste des licences, ses enfants passent en « Renouvellement ».
Le lien de réinscription, envoyé par vous
Le bouton « Envoyer le lien à 166 familles » prépare l’envoi. Chaque famille reçoit par mail son lien personnel : son dossier de l’an dernier, déjà rempli, où il ne reste qu’à choisir les cours.
- 40 familles par envoi : cliquez encore pour la suite.
- « Copier le lien » pour une famille sans adresse, à envoyer par message.
- Les inscriptions doivent être ouvertes aux anciens : sinon, l’écran le dit et le bouton attend.
La suite se passe dans les réinscriptions et la saison suivante.
Le détail
- « Effacer ces N noms » retire un fichier repris par erreur, avant toute réinscription.
- Une famille partie un an est reconnue, et un certificat encore valable est repris à son retour.
Ce qu’OnClub ne fait pas (encore)
- Lire un classeur Excel ou Numbers directement : il faut l’enregistrer en CSV.
- Reprendre plus d’une saison en arrière, ou les adhérents de la saison en cours pour un club qui arrive en cours d’année.
- Créer les fiches joueurs dès la reprise : elles naissent quand la famille revient.
- Reprendre les paiements ou l’historique de votre ancien outil.