Fini le décompte des pouces dans le groupe
Le jeudi, l’entraîneur écrit dans le groupe de l’équipe. Le vendredi, il relit quarante messages pour savoir qui vient. Le samedi matin, deux absents qu’il n’attendait pas.
L’encadrant convoque depuis sa page
Depuis sa page d’équipe, ouverte sans compte, l’encadrant touche « Convoquer l’équipe » et remplit :
- pour un entraînement ou un match ;
- le jour et l’heure du rendez-vous ;
- le lieu, s’il le souhaite (« Gymnase Pagnol, terrain 2 ») ;
- un mot aux familles, s’il le souhaite (« Tenue du club, gourde, arrivée 30 minutes avant »).
Il touche « Envoyer la convocation ». L’écran dit ce qui s’est passé : « 14 joueurs convoqués. 13 mails partis. » Les familles sans adresse, ou dont le mail a été refusé, sont nommées : à prévenir lui-même.
La famille répond depuis le mail, sans compte
Chaque famille reçoit un mail avec un lien propre à son enfant, qui ne vaut que pour cette convocation. Le mail donne le jour, l’heure, le lieu et le mot de l’encadrant. Si la famille répond au mail, sa réponse part à l’adresse du club.
Le lien ouvre une page avec deux boutons, « Présent » et « Absent ». La famille en touche un : « Réponse enregistrée pour Malo : présent. Vous pouvez la changer jusqu’au jour même. »
Le détail
- Le jour passé, la page rappelle la réponse donnée, ou dit que l’appel de l’encadrant compte désormais.
- Une convocation annulée affiche « Rien à répondre : ce rendez-vous n’a plus lieu ».
- Un lien qui n’ouvre plus rien renvoie vers l’encadrant, ou vers une réponse au mail.
- Les absences répétées : un joueur absent sans prévenir trois fois sur ses cinq derniers appels est signalé au bureau, dans l’écran Effectifs. Une absence excusée ne compte pas.
Qui vient, compté pour l’encadrant
Sous chaque convocation, l’encadrant lit le compte à jour : « 11 présents · 2 absents · 1 sans réponse ». « Voir les réponses » déplie la liste, joueur par joueur.
11 présents · 2 absents · 1 sans réponse
- Hugo ArnaudAbsent
- Nathan BernardPrésent
- Yanis BertinAbsent
- Malo ChevalierPrésent
- Tom DupuisPrésent
- Gabin FaurePrésent
- Lucas FontainePrésent
- Enzo GarciaSans réponse
- Ilyes HaddadPrésent
- Rayan KaciPrésent
- Noé LambertPrésent
- Théo MorelPrésent
- Sami RollandPrésent
- Mathis RouxPrésent
Pour un match, « Composer le match » ouvre la compo : elle écarte les absents et garde les joueurs sans réponse. Le jour venu, « Faire l’appel » part des réponses : un absent annoncé arrive « excusé ».
Un rendez-vous annulé, les familles prévenues
Terrain impraticable ? L’encadrant touche « Annuler ce rendez-vous », ajoute un mot s’il le souhaite, puis « Confirmer l’annulation ». Les familles convoquées reçoivent un mail « annulé », sauf celles qui avaient déjà répondu absent.
L’annulation reste possible jusqu’au jour même, tant que l’appel n’est pas fait. Un enfant inscrit après l’envoi rejoint tout seul l’appel des rendez-vous à venir.
Ce qu’OnClub ne fait pas (encore)
- Pas de relance des seules familles silencieuses. L’encadrant voit qui n’a pas répondu, mais n’a ni leur adresse ni leur téléphone : il leur parle à l’entraînement, ou passe par le bureau.
- Pas d’écran des convocations au bureau. Les réponses vivent sur la page de chaque encadrant.
- Pas de SMS ni de notification : la convocation part par mail.
- Pas de convocation pour la saison prochaine avant sa rentrée.
Pour écrire à toute une équipe hors convocation, le bureau passe par les messages aux familles.