À retenir
- Sept étapes, de l’inventaire de la fiche papier au jour de l’ouverture.
- Ne collectez que le nécessaire : la CNIL le demande, et c’est le moment de faire le tri.
- Écrivez les règles de prix une fois : le calcul se fait ensuite tout seul.
- Reprenez les anciens au lieu de les ressaisir, puis ouvrez en deux temps : les anciens d’abord, le public ensuite.
- Pas de supplément pour la carte : les frais de dossier s’appliquent à tous.
1. L’inventaire de la fiche papier : garder ce qui sert
Posez la fiche actuelle sur la table et, pour chaque case, une question : à quoi sert-elle, et qui la lit ? La profession des parents, le nom de l’employeur, le deuxième numéro de téléphone du grand-père : souvent, personne.
La CNIL demande aux associations de ne collecter que ce qui est nécessaire, et le passage au en ligne est le bon moment pour faire le tri.
Ce qui reste se range en trois groupes : l’identité de l’adhérent et du responsable, ce dont l’activité a besoin (cours ou équipe, niveau, taille de tenue), et les autorisations (photo, sortie seule, transport).
Avec OnClub, l’identité arrive complète et les autorisations se cochent à la fin du formulaire, avant le paiement. Vos questions libres (taille de tenue), elles, ne se gardent pas encore dans le dossier : posez-les à part.
2. Les règles de prix, écrites une fois
Sur papier, le trésorier calcule à la main la réduction du deuxième enfant ou le reste à payer après une aide. En ligne, le calcul se fait tout seul, à condition que la règle soit écrite :
- la cotisation, par cours ou par catégorie ;
- les frais de dossier ;
- la réduction fratrie et le Pass’Sport ;
- le nombre d’échéances.
Notre guide fixer le prix de la cotisation aide à poser cette grille.
Une règle à garder en tête : pas de supplément pour la carte. Les frais de dossier s’appliquent à tous, quel que soit le moyen de paiement.
3. Les pièces : demander moins, contrôler mieux
Certificat ou attestation de santé, autorisation parentale, photo, justificatif d’aide : listez ce qui est réellement exigé, par qui, et pour quel public.
Pour la santé, le guide certificat médical et questionnaire de santé fait le point.
Décidez aussi ce qui se passe quand une pièce manque. Avec OnClub, elle n’empêche ni l’inscription ni le paiement : la famille la dépose plus tard en photo, le bureau la contrôle.
Celles qui manquent se relancent d’un bouton. Voir Pièces justificatives.
4. Reprendre les anciens, pas les ressaisir
Vos adhérents de l’an dernier sont dans un tableur, parfois plusieurs. Les ressaisir à la main serait la pire façon de commencer.
Avec OnClub, vous déposez le tableur de la saison passée : les anciens sont reconnus et reçoivent leur lien de réinscription. Voir Reprise des fichiers.
5. Les données des familles : qui voit quoi, et combien de temps
- Qui voit quoi : le bureau voit les dossiers ; l’encadrant n’a pas besoin des adresses. Avec OnClub, l’entraîneur ou le professeur fait l’appel sans voir ni adresse ni téléphone.
- Combien de temps : la CNIL recommande de supprimer les informations d’un adhérent au plus trois ans après la fin de son adhésion, hors obligation légale de conserver certaines pièces.
- Les données de santé demandent plus de soin encore : avec OnClub, le questionnaire de santé se remplit dans le navigateur de la famille, et seule l’attestation arrive au dossier.
Comparez avec ce que permet un fichier partagé : la comparaison OnClub ou un tableur détaille la question des versions et des accès.
6. Ouvrir en deux temps : les anciens, puis le public
Les anciens d’abord, avec la place que vous leur avez gardée ; puis le public, en ouvrant des places au fur et à mesure.
Voir Réinscriptions prioritaires. Le calendrier complet, du printemps au forum, est dans la rentrée d’une association.
7. Annoncer le changement, et garder une porte ouverte
- Un message clair aux familles : pourquoi le changement, ce qu’elles gagnent (tout depuis le téléphone, plusieurs enfants dans le même formulaire, le paiement en plusieurs fois si vous le proposez), et la date d’ouverture.
- Une permanence pour ceux qui ont besoin d’aide : un bénévole et une tablette.
- Les chèques et les espèces restent possibles : ils se notent dans le dossier, au centime.
Avec OnClub : la famille remplit, le bureau ne recopie plus
La famille remplit un seul formulaire pour tous ses enfants, voit les cours ou les équipes où chacun a sa place, et paie par carte en une ou plusieurs fois selon ce que vous proposez.
Voir Inscription en ligne et Paiement en ligne.
Le bureau, lui, ne recopie plus. Ce temps-là revient au terrain, à la scène, à la famille.
Le calcul, tâche par tâche, pour 250 adhérents
Pour une école de musique, de danse ou de théâtre, le parcours de démonstration part de vos cours. Pour un club, demandez une démonstration.
Vous êtes parent ou adhérent et vous aimeriez que votre association s’y mette ? Transmettez-le à votre club.