Rentrée d’une association : le rétroplanning dès avril

Le principe : tout ce qui peut être décidé avant l’été l’est, pour que septembre ne serve qu’à accueillir.

Avril : faire le bilan avant d’oublier

Le meilleur moment pour préparer la saison suivante, c’est pendant que celle-ci tourne encore. Qui a été complet, qui a manqué de monde, quel créneau a posé problème, quel encadrant ne revient pas. Notez-le tant que c’est frais.

• Arrêter les créneaux de la saison suivante avec la mairie ou le propriétaire de la salle.
• Confirmer les encadrants, les professeurs ou les entraîneurs.
• Décider des places par cours ou par équipe.

Mai et juin : voter, puis ouvrir la saison suivante

L’assemblée générale vote souvent les tarifs de la saison suivante. Une fois votés, la saison suivante peut s’ouvrir.

Dans OnClub, vous ouvrez la saison suivante : les cours ou les équipes sont repris, il ne reste qu’à ajuster les créneaux, les places et les prix. Voir Saison suivante.

Viennent alors les réinscriptions : les anciens se réinscrivent en premier, avec leur lien, et la place que vous leur avez gardée les attend un temps. Voir Réinscriptions prioritaires : c’est l’écran animé de cette page.

Juin et juillet : ouvrir au public

Une fois les anciens passés, l’inscription s’ouvre au public, et vous ouvrez des places au fur et à mesure.

Les nouveaux s’inscrivent depuis leur téléphone, avec un formulaire qui ne leur propose que les cours ou les équipes où ils ont leur place.

Quand un groupe est complet, la liste d’attente prend le relais : d’un clic, la place libérée est proposée au suivant, qui a un délai pour l’accepter. Voir Liste d’attente.

Si vous passez du papier au en ligne cette année, c’est le moment : lisez passer les inscriptions en ligne.

Fin août : le site à jour, le forum prêt

Fin août, beaucoup de familles cherchent une activité pour la rentrée, souvent au moment du forum des associations de leur ville.

• Le site dit ce qu’une famille veut savoir : les créneaux, les prix, l’adresse d’inscription. Relié aux inscriptions (cours, créneaux, tarifs et places), il suit ce que vous changez dans la saison. Voir Site de l’association.
• Le forum : une affiche, une adresse courte, et quelqu’un qui sait répondre sur les places. Inscrire sur un coin de table au papier, c’est se condamner à recopier en octobre.
• Les séances d’essai : les nouveaux veulent essayer avant de s’engager. Ils réservent leur séance en ligne, et le bureau sait qui vient, et quand. Voir Séances d’essai.

Septembre : accueillir, pas saisir

En septembre, le travail du bureau devrait se limiter à accueillir. Les dossiers sont remplis par les familles, les paiements suivis au même endroit, les pièces déposées en photo.

Deux rendez-vous propres à la rentrée :

• Le Pass’Sport s’utilise du 1er septembre au 31 décembre 2026, et les codes arrivent aux familles à partir de la mi-septembre. Voir notre guide du Pass’Sport.
• Le dossier de santé : questionnaire, attestation ou certificat selon l’âge, la fédération et la discipline. Voir certificat médical et questionnaire de santé.

Cinq erreurs de rentrée qui coûtent cher

• Ouvrir au public avant les anciens. Un ancien qui ne trouve plus de place dans son cours, c’est une famille qui part, et un message au président un dimanche soir.
• Voter les tarifs trop tard. Sans prix décidés, pas de réinscriptions en juin, et tout se décale en septembre.
• Inscrire au forum sur papier. Chaque fiche remplie sur un coin de table sera recopiée en octobre, avec ses fautes.
• Laisser les places dans la tête d’une seule personne. Le jour où elle est en vacances, personne ne sait s’il reste de la place chez les 8-10 ans.
• Oublier les essais. Un nouveau qui vient essayer sans être attendu repart souvent sans s’inscrire.

Octobre : rattraper, sans y passer les soirées

C’est le mois des pièces manquantes et des paiements en retard. Une pièce qui manque se relance d’un bouton, un retard aussi, et vous voyez qui reste à relancer sans ouvrir un tableur.

Le temps rendu, c’est le premier entraînement du samedi vu en entier, la répétition du jeudi sans téléphone à la main.

Pour une école de musique ou de danse, le parcours de démonstration part de vos cours. Pour un club, demandez une démonstration.