Assemblée générale : préparer, tenir, déclarer

La loi laisse faire, vos statuts décident

La loi de 1901 n’impose pas d’assemblée générale : elle repose sur la liberté statutaire. Seule exception : l’Alsace-Moselle, où elle est obligatoire.

Service-Public.fr le rappelle : c’est aux statuts de dire qui fixe l’ordre du jour, comment un membre y fait inscrire un point, qui convoque, dans quel délai, qui vote et à quelle majorité.

Relisez-les avant de fixer la date. Beaucoup de bureaux découvrent la veille qu’il fallait convoquer quinze jours avant, par courrier, ou qu’un quorum était requis.

Préparer l’assemblée générale en six semaines

Six semaines avant

• Fixer la date et réserver la salle.
• Relire les statuts : délai et forme de convocation, quorum, procurations.
• Demander au trésorier d’arrêter les chiffres de la saison.

Quatre semaines avant

• Rédiger l’ordre du jour avec le bureau. Chaque point qui demande un vote est écrit précisément : « Vote du montant des cotisations 2027-2028 », pas « Questions diverses ».
• Appeler les candidatures au conseil d’administration.

Trois semaines avant

• Envoyer la convocation, avec l’ordre du jour, le formulaire de procuration et la façon de se porter candidat.

La semaine d’avant

• Finaliser le rapport moral (le président), le rapport d’activité, le rapport financier (le trésorier) et le budget prévisionnel.
• Préparer la feuille d’émargement.

L’ordre du jour type, en cinq points

1. Rapport moral et rapport d’activité, puis vote.
2. Rapport financier de l’exercice écoulé, puis approbation des comptes.
3. Budget prévisionnel et montant des cotisations de la saison suivante, puis vote.
4. Renouvellement des membres du conseil d’administration.
5. Questions inscrites par les membres dans les conditions prévues par les statuts.

Pour construire la proposition de tarifs, voir le prix d’une cotisation d’association.

Quorum, procurations, vote : les points qui font annuler une assemblée

• Le quorum : si vos statuts en fixent un, comptez les présents et les représentés dès l’ouverture, et notez-le au procès-verbal. S’il n’est pas atteint, les statuts disent souvent comment convoquer une seconde assemblée.
• Les procurations : combien un membre peut-il en porter ? Sous quelle forme ? Joignez le modèle à la convocation, pour éviter les mots griffonnés sur un coin de table.
• Qui vote : les membres à jour de cotisation, les parents pour leurs enfants mineurs, les adhérents à partir d’un certain âge… Ce sont vos statuts qui le disent. Préparez la liste des votants à partir des inscriptions de la saison.
• L’assemblée extraordinaire : beaucoup de statuts lui réservent la modification des statuts et la dissolution, avec des majorités plus strictes. Vérifiez lesquelles avant d’inscrire ce type de point.

Une décision prise sur un point absent de l’ordre du jour, ou trop vague, peut être annulée en justice, rappelle Service-Public.fr. Mieux vaut un ordre du jour long et précis qu’une décision contestée.

Le rapport financier sans recompter la veille

C’est la partie qui coûte le plus au trésorier : remettre d’aplomb, la veille, des chiffres qui ont vécu toute l’année dans des carnets, des enveloppes et un tableur.

Les questions de la salle sont toujours les mêmes :

• combien d’adhérents cette saison ;
• combien a été encaissé, et combien manque encore ;
• pourquoi la cotisation augmente.

Après l’assemblée : le procès-verbal, puis trois mois pour déclarer

• Le procès-verbal, signé selon ce que prévoient les statuts, avec la feuille d’émargement et les procurations.
• La déclaration des changements, dans les trois mois : nouveaux dirigeants, statuts modifiés, nom, objet, siège, lieux d’activité, achat ou vente de biens. Elle se fait en ligne, par courrier ou sur place.
• Les décisions à appliquer : les nouveaux tarifs et les nouveaux créneaux entrent dans la saison suivante avant l’ouverture des réinscriptions. Voir la rentrée d’une association.

Avec OnClub : la convocation, les chiffres, la suite

• La convocation part à toute la saison, la liste des destinataires déjà faite, par lots de 50 familles à chaque clic, avec la liste de ceux à qui elle est partie. Voir Messages aux familles.
• Les chiffres sont déjà là : encaissé, à venir, en retard, et le bilan de la saison à l’écran ; le journal comptable s’exporte mois par mois pour le rapport financier. Voir Suivi des paiements et Exports comptables.
• Les tarifs votés s’appliquent à la saison suivante, que vous ouvrez en reprenant vos cours ou vos équipes. Voir Saison suivante.

Vous préparez votre première assemblée ? Le guide créer une association rappelle ce que les statuts doivent dire. Et pour voir ces écrans sur des données d’exemple, demandez une démonstration.