À retenir
- Une boutique d’association doit connaître le stock taille par taille et être payée à la commande.
- Une taille vide s’affiche « Épuisé » : la famille l’apprend avant de payer.
- Payée en ligne à la commande, la tenue n’a plus qu’à être remise au retrait.
- Au stand du match, les ventes au comptoir sont comptées à part de celles du site.
- Le réassort reste votre décision : OnClub prévient sous le seuil, il ne commande pas.
Le week-end des maillots
Dans beaucoup d’associations, la vente de la tenue suit le même scénario :
- une feuille circule à l’entraînement ;
- les tailles sont devinées, puis corrigées ;
- le paiement arrive en liquide, en chèque, ou « la semaine prochaine » ;
- la commande au fournisseur part en retard ;
- la distribution se fait sur un coin de table, liste en main, en cherchant qui a payé.
Ce n’est pas un problème de bonne volonté. C’est que la vente repose sur une personne, une feuille et une boîte à chaussures. Quand cette personne est absente, la boutique s’arrête.
Ce qu’une boutique d’association doit savoir faire
Avant de choisir un outil, regardez ce qui vous coûte vraiment du temps. Pour la plupart des associations, ce sont quatre choses :
- Connaître le stock, taille par taille. Pas « il reste des maillots », mais « il reste deux taille 12 ».
- Être payé à la commande. Une commande non payée est une relance à venir.
- Dire où et quand retirer. Sinon, la question revient à chaque entraînement.
- Savoir ce qui est vendu, et où. Au trésorier, en fin de saison, sans recompter une caisse.
Le stock, taille par taille
Sur la boutique en ligne d’OnClub, chaque article a ses déclinaisons, taille 10, taille 12 ou taille unique, et ce qui reste de chacune.
Une taille vide s’affiche « Épuisé », et quand il ne reste plus que quelques pièces, la boutique l’annonce.
Deux familles qui visent le dernier maillot de la même taille passent l’une après l’autre : la seconde l’apprend avant de payer. Un panier non réglé garde ses articles trente minutes, puis les rend au rayon, et la famille connaît ce délai.
Payé avant d’être préparé
La famille paie en ligne, en une fois, au moment de la commande. Dès que le paiement est confirmé, elle reçoit un mail au nom de l’association : ce qu’elle a acheté, la taille de chaque article, le montant, et le lieu de retrait.
Depuis ce mail, elle suit sa commande : à préparer, remise, ou annulée.
Le jour du retrait, il n’y a plus d’argent à manipuler ni de liste à pointer : la commande est déjà payée, il ne reste qu’à la remettre.
Le stand du match
Toutes les ventes ne se font pas en ligne. Le jour d’un tournoi ou d’un gala, le stand vend des écharpes, des gourdes, des tee-shirts.
Avec la vente au comptoir, le bureau encaisse sur place en espèces, ou par un lien de paiement réglé par carte sur le téléphone du client, et ces ventes sont comptées à part de celles du site.
Le trésorier sait ce qui est parti au stand et ce qui est parti en ligne, sans refaire les comptes sur un coin de table.
Le réassort reste votre décision
Quand une taille passe sous le seuil que l’association a fixé, OnClub prévient le bureau. C’est tout. Il ne passe pas commande chez votre fournisseur à votre place : le budget, la saison et les tailles qui ne partent pas, c’est vous qui les connaissez.
Les ventes payées par carte rejoignent le journal des exports comptables, sur la ligne « Boutique (carte) ». Les espèces du comptoir se comptent à part, dans l’écran de la boutique.
Ce que coûte la boutique
La boutique est ouverte par l’offre Pro Max IA : un pourcentage des cotisations encaissées en ligne, plus une part des ventes de la boutique, et rien de fixe.
Le détail des trois offres est sur la page des tarifs. Les frais de carte restent à la charge de l’association, comme pour les cotisations.
La même offre ouvre les événements et stages : le tournoi de fin d’année ou le stage des vacances ont leur propre page d’inscription, au même endroit que la boutique.
Ce que le bureau récupère
Plus de week-end de tri, et surtout plus de tenue introuvable le jour de la photo d’équipe. Le bénévole qui gérait les cartons peut retourner à ce qu’il aimait faire : encadrer, organiser le tournoi, être là.
L’article une association qui respire raconte ce que les bureaux font de ces heures.
Pour voir une commande passer, de la taille choisie au mail de retrait, demandez une démo.