À retenir
- Le forum se prépare en juin : les anciens se réinscrivent d’abord, et les places affichées sont les vraies.
- Affichez en grand l’adresse de la page d’inscription : la famille s’inscrit depuis son téléphone.
- Proposez une séance d’essai plutôt qu’une inscription « pour voir » annulée en octobre.
- Cours complet : la liste d’attente propose la place libérée au suivant, d’un clic.
- Au stand, un bénévole qui parle plutôt qu’un bénévole qui écrit.
Le forum se gagne en juin
Le forum des associations est souvent le seul moment de l’année où des dizaines de familles passent devant votre stand.
Les associations qui en tirent le plus ne sont pas celles qui ont la plus belle banderole : ce sont celles qui arrivent en septembre avec leurs places à jour.
Cela commence avant l’été. Avec les réinscriptions prioritaires, les anciens se réinscrivent d’abord, avec leur lien, et la place gardée les attend un temps.
Ensuite seulement, l’inscription s’ouvre au public. Le jour du forum, les places affichées sont donc les vraies places libres, pas une estimation faite de mémoire.
Le stand répond avant qu’on demande
Une famille qui s’arrête au stand pose toujours les mêmes questions. Préparez les réponses avant qu’elles ne soient posées :
- Quels créneaux pour l’âge de mon enfant ? Les cours ou les équipes, par tranche d’âge ou par niveau.
- Reste-t-il de la place ? Le nombre de places restantes, cours par cours.
- Combien ça coûte ? Le tarif de la saison, et s’il se paie en plusieurs fois.
- Peut-on essayer ? Les dates des séances d’essai.
- Qui encadre ? Le nom du professeur ou de l’entraîneur.
Dans OnClub, ces informations vivent au même endroit que les inscriptions : le site de l’association (offre Pro) est relié aux inscriptions : cours, créneaux, tarifs et places.
Une école de musique y montre ses cours avec leur discipline, leur niveau, leur professeur, leur salle et leurs créneaux, comme le détaille la page école de musique.
Inscrire sur le téléphone, pas sur une fiche
La fiche papier du forum a deux destins : être recopiée par un bénévole dans la semaine, ou se perdre. Dans les deux cas, c’est du travail pour le bureau.
L’alternative est simple : afficher en grand l’adresse de la page d’inscription, sur le stand, sur une carte à emporter, sur l’affiche de la salle. La famille s’inscrit depuis son téléphone, au stand ou le soir chez elle.
Avec l’inscription en ligne, un seul formulaire suffit pour toute la famille, et seuls les cours ou les équipes où l’enfant a sa place lui sont proposés. Le bureau ne recopie rien.
Les cases que votre association exige (règlement lu, droit à l’image) se cochent à la fin du formulaire, avant le paiement.
Les pièces qui manquent ne bloquent pas l’inscription : la famille les dépose plus tard, en photo. L’article un dossier complet avant la rentrée détaille la méthode.
Faire essayer avant d’engager
Beaucoup de familles hésitent au forum : l’enfant n’a jamais fait de judo, de théâtre ou de violon. Plutôt qu’une inscription « pour voir » qui sera annulée en octobre, proposez un essai.
Avec les séances d’essai, le nouveau réserve son essai en ligne, sur un créneau ouvert. Le bureau sait qui vient et quand : il peut prévenir le professeur, et quelqu’un peut accueillir l’enfant.
Les cours complets : ne perdre personne
Le cours du mercredi est plein dès le forum ? C’est une bonne nouvelle, à condition de ne pas perdre les familles qui arrivent trop tard.
Avec la liste d’attente (offre Pro), elles s’inscrivent sur la liste, et quand une place se libère, le bureau la propose au suivant d’un clic. La famille a un délai pour l’accepter.
Plus de liste griffonnée au dos d’une fiche, ni de coup de fil à cinq familles pour une seule place.
La liste du stand
- L’adresse de la page d’inscription, imprimée en grand.
- Les places restantes, vérifiées la veille.
- Les dates des séances d’essai.
- Les tarifs, avec les aides acceptées, comme le Pass’Sport.
- Un bénévole qui parle, plutôt qu’un bénévole qui écrit.
Le cinquième point est le plus important. Un stand où l’on parle de l’activité donne envie ; un stand où l’on remplit des fiches fait la queue.
Après le forum
Le lundi suivant, le bureau n’a pas de pile à saisir : les inscriptions sont déjà dans les dossiers, avec leur paiement.
Ce temps rendu sert à accueillir les nouveaux aux premières séances, comme le raconte l’article une association qui respire.
Pour préparer votre prochain forum, sport ou club de football, musique, danse ou théâtre, demandez une démo : nous vous montrons la page d’inscription telle que la verront les familles.