Tres archivos, descargados cuando quieras
A final de temporada, el tesorero reúne sus extractos, sus matrices de cheques y una hoja de cálculo llevada a medias. En OnClub, tres archivos se descargan en cualquier momento, sin esperar a junio:
- El diario del mes, desde la pantalla Contabilidad.
- La lista de inscripciones, desde la pantalla Inscripciones, con tus filtros.
- La lista de licencias, desde la pantalla Licencias.
No sale nada por correo: el archivo llega a tu ordenador, y tú se lo envías a quien quieras.
El diario del mes, medio por medio
La pantalla Contabilidad se lee mes a mes. Arriba, tres tarjetas:
- Cobrado, desglosado por medio: tarjeta en línea, cheque, efectivo, transferencia. Las ayudas anotadas van aparte, pendientes de cobrar de los organismos.
- Retenido en la tarjeta: la comisión de OnClub, las comisiones de Stripe y el neto abonado por Stripe.
- Devuelto a las familias: los reembolsos del mes, incluida la comisión devuelta por OnClub.
Debajo, el diario enumera cada movimiento: fecha, familia y expediente, medio, importe, retención, neto abonado. Un reembolso aparece en negativo, con su motivo.
«Descargar el diario (hoja de cálculo)» da ese mes, con además el motivo y el detalle de cada retención.
Las transferencias de Stripe, línea por línea
En el extracto del banco, Stripe abona un solo importe por varios pagos. Bajo el diario, cada transferencia del mes se despliega: su fecha, su estado («Recibida», «Anunciada», «En camino») y los pagos que contiene, familia por familia.
Un pago que OnClub no vincula a ningún expediente se marca como «No conciliado»: pagado fuera de OnClub, o antes de la conexión del club.
La lista de inscripciones, filtrada
En la pantalla Inscripciones, el botón «Exportar estas 12 inscripciones» (cuenta los expedientes mostrados) sigue tus filtros y tu búsqueda. Un equipo, los impagados, los expedientes incompletos: el archivo contiene lo que ves.
Cada fila es un expediente: referencia, participantes, responsable, correo electrónico, teléfono, curso, fecha, estado, total, pagado y pendiente. Para la lista de jugadores que hay que federar, está la lista de licencias.
Un archivo que se abre tal cual
Los tres archivos se abren con un doble clic en una hoja de cálculo configurada en francés, acentos incluidos. Los importes se escriben con coma y se calculan como números.
La cifra del día sigue en la página de inicio, en el seguimiento de pagos: la exportación sirve para guardar un registro, o para enviarlo.
El detalle
- Los filtros de la lista de inscripciones: curso, disciplina, nivel, franja de edad, entrenador, justificante que falta, ayuda, origen del expediente. Marca filas, y «Exportar la selección» saca solo esas.
- Del lado de la familia, «Mi expediente» da el aviso de cuota, el recibo de cuota y el certificado de pago para la empresa.
Lo que OnClub no hace (todavía)
- Exportar la temporada entera en un archivo: el diario sale mes a mes.
- Exportar el balance de la temporada: solo se lee en pantalla.
- Exportar el registro de socios, una fila por persona con la edad, por ejemplo para una solicitud de subvención.
- Generar asientos contables: ni plan de cuentas, ni partida doble, ni fichero FEC.