Lo esencial
- El 39 % de los voluntarios deportivos menciona el papeleo: su actividad más citada (INJEP).
- El buen ambiente es su primer motor, y muchos son padres y madres.
- Antes de repartir una tarea, pregúntate si todavía debe existir.
- El entrenador convoca y pasa lista sin ver ni direcciones ni teléfonos.
- Cuando todo está en el mismo lugar, el sustituto retoma donde lo dejó el otro.
Lo que dicen los voluntarios
El INJEP ha preguntado a los voluntarios de las asociaciones deportivas. La conclusión es clara: el 39 % cita las tareas administrativas entre lo que hace, y es la actividad más citada, por delante de la organización interna y del entrenamiento o el arbitraje.
El mismo estudio dice también por qué están ahí. El buen ambiente es su primer motor. Muchos son padres y madres. La mayoría se implica cada semana, y desde hace más de un año.
Junta las dos cosas y tendrás el núcleo del problema: personas que vinieron por el vínculo, los niños, el terreno de juego, y que pasan buena parte de su compromiso delante de papeles.
Cuatro señales de que una junta directiva se agota
La marcha de un voluntario se anuncia mucho antes de la asamblea general. Algunas señales se repiten en casi todas las asociaciones:
- Solo una persona lo sabe. La contraseña de la cuenta, dónde está el archivador, la fórmula de la hoja de cálculo. Si se pone enferma, todo se detiene.
- El archivador duerme en casa de alguien. Los expedientes en papel están en un salón, no en el local.
- Los correos salen tarde por la noche. Porque es el único momento libre después del trabajo y de los niños.
- Nadie levanta la mano en la asamblea. El cargo de tesorero o de secretario es conocido por lo que cuesta.
Quitar la tarea en lugar de repartirla
El consejo habitual es repartir mejor las tareas. Tiene sus límites: repartir el papeleo suele ser extenderlo a más noches, y cansar a tres personas en lugar de a una.
La pregunta que hay que hacerse es otra: ¿esta tarea todavía debe existir?
- ¿Copiar una ficha que la familia ya ha escrito? No: la familia introduce ella misma su expediente en línea.
- ¿Empezar de cero en junio? No: la temporada siguiente retoma los equipos y solo queda ajustar.
- ¿Volver a teclear los archivos antiguos al cambiar de herramienta? No: la importación de archivos reconoce a tus antiguos socios y les envía su enlace de renovación.
Lo que le queda a la junta directiva son las decisiones: abrir plazas, aceptar un calendario de pagos, responder a una familia. Es el trabajo que un voluntario acepta de buen grado, porque tiene sentido.
Dar a cada uno la parte justa
Un entrenador no tiene por qué cargar con el fichero de las familias. En el espacio del entrenador, la junta directiva le envía un enlace personal, sin cuenta ni contraseña. Convoca a su equipo y pasa lista sin ver ni direcciones ni teléfonos.
Tiene lo que necesita, y nada más que proteger. El artículo sobre las convocatorias del fin de semana muestra lo que eso cambia para él.
El tesorero, por su parte, ya no tiene que preguntar a tres personas para saber cómo va el dinero: lo cobrado, lo pendiente, lo atrasado, los expedientes sin ningún pago, todo está en el mismo lugar, cheques y efectivo incluidos.
Hacer el relevo sin perderlo todo
El día en que un voluntario pasa el testigo, la asociación no debe perder nada. Cuando los expedientes, los pagos, los justificantes y el historial están en el mismo lugar, el sustituto retoma donde lo dejó el otro.
Cada expediente conserva el registro de lo que ha ocurrido, y cuándo. Las inscripciones, la contabilidad y las licencias se exportan a hoja de cálculo, gracias a las exportaciones contables.
Se acabó recuperar el archivador en casa del antiguo tesorero. Se acabó la hoja de cálculo cuyas columnas nadie entiende, como muestra la comparación OnClub o una hoja de cálculo.
Pedir en lugar de buscar
Un voluntario nuevo no conoce los menús. Con el plan Pro, puede pedírselo a Cluby, el asistente de la junta directiva, en una frase: «abre plazas en los U13», «prepara la lista de las familias con retraso».
Cluby lo prepara, el voluntario lo revisa y después lo confirma. No cambia nada sin su clic.
Devolver a los voluntarios lo que los hizo venir
Conservar a los voluntarios es devolverles el buen ambiente que habían venido a buscar: el sábado junto al campo, el ensayo, el bar después del partido. El objetivo de una asociación es crear momentos. No sufrir el papeleo.
El artículo sobre las noches del tesorero detalla de dónde salen las horas, y la calculadora del tiempo ganado las vuelve a contar para tu asociación. Para ver cómo se aligera la junta directiva, reserva una demo.