El tiempo recuperado va al campo, no a los papeles

Noches, no horas

La estimación cabe en una línea: para una asociación de 250 socios, unas 66 horas por temporada se van en cinco tareas administrativas, y quedan unas 5 con OnClub.

Es una estimación, no un estudio, y puedes rehacerla con tus cifras en la calculadora.

Pero no es eso lo que recuerda una junta directiva. Lo que recuerda es el domingo por la noche sin hoja de cálculo, la semana del inicio de temporada sin sobres, el mes de octubre sin lista de familias a las que reclamar.

El tiempo recuperado no se suma: se vive, a trozos, en el momento en que faltaba.

Primero, estar presente

El primer cambio es el más sencillo. El presidente ve el partido en lugar de llevar la caja del bar mientras marca las cuotas.

La secretaria de la escuela de música escucha la audición en lugar de contar los expedientes incompletos al fondo de la sala. El tesorero llega al torneo con las manos vacías.

Es poca cosa, y es lo esencial: una junta directiva presente es una junta que las familias conocen, con la que hablan, y a la que acaban uniéndose.

Después, recibir

Una asociación que respira tiene tiempo para recibir.

Los nuevos reservan una sesión de prueba en línea, y la junta directiva sabe quién viene: alguien puede esperarlos en la puerta, presentarles al entrenador o al profesor, explicarles la temporada.

Los socios actuales, por su parte, ya no descubren en septiembre que no quedan plazas. Con las renovaciones prioritarias, renuevan primero, con su enlace, y la plaza reservada los espera un tiempo.

La pantalla al final del artículo muestra ese momento.

Luego, los proyectos aplazados

Cada junta directiva tiene su lista de proyectos «para cuando tengamos tiempo»:

• el campus de las vacaciones;
• el torneo de fin de temporada;
• la jornada de puertas abiertas;
• la colaboración con el colegio del barrio;
• la web, que no se ha tocado en tres temporadas.

Son esos proyectos los que hacen crecer una asociación, y son los primeros que se sacrifican cuando el papeleo desborda. El tiempo recuperado vuelve a ellos en primer lugar.

Con el plan Pro Max IA, cada evento o campus tiene su página de inscripción en el mismo lugar que todo lo demás.

Con el plan Pro, la web de la asociación se actualiza sin esperar a un proveedor.

Formar y hacer el relevo

Una junta directiva que no está desbordada tiene tiempo de formar a quien la sustituirá. Puede mostrar, explicar, delegar un equipo o una velada.

Así se evita la marcha en bloque de los voluntarios, tema del artículo conservar a los voluntarios.

Lo que ahorra cada plan

Según las funciones disponibles, nuestra estimación del tiempo recuperado cambia:

• OnClub Mini cubre las fichas, el seguimiento de pagos, los recordatorios y los justificantes: unas 51 horas por temporada.
• OnClub Pro añade el siguiente inicio de temporada, los mensajes a las familias, la lista de espera y la web: unas 75 horas.
• OnClub Pro Max IA añade la tienda y los eventos: unas 97 horas.

Son estimaciones para 250 socios, no un estudio, con las hipótesis detalladas en la página de precios. La suscripción es un porcentaje de las cuotas cobradas en línea, sin sin cuota fija.

No llenar el vacío con otros papeles

Hay una trampa: llenar el tiempo recuperado con nuevas tareas administrativas. Un cuadro de seguimiento más, una reunión más, un informe que nadie leerá.

Nuestro punto de vista es sencillo. El tiempo recuperado no pertenece al papeleo. Pertenece al terreno de juego, al escenario, a las familias y a los propios voluntarios. El objetivo de una asociación es crear momentos. No sufrir el papeleo.

Y tú, ¿qué harías con tus noches?

Haz la cuenta para tu asociación en la página del tiempo ganado y después reserva una demo: partimos de tus propias tareas y vemos juntos lo que puede desaparecer.

Para preparar desde ahora el próximo inicio de temporada, el artículo sobre el foro de asociaciones explica los pasos que hay que seguir.