Lo esencial
- El 39 % de los voluntarios deportivos menciona el papeleo: su actividad más citada (INJEP).
- Copiar las fichas: 25 h por temporada, la tarea más pesada.
- En total, unas 66 h por temporada para 250 socios.
- Con una plataforma, unas 5 h. Una estimación, no un estudio.
- Cuatro cambios lo transforman todo: no volver a teclear, buscar, reescribir ni empezar de cero.
El papeleo, primera actividad citada por los voluntarios
Según el INJEP, el 39 % de los voluntarios de las asociaciones deportivas cita las tareas administrativas entre lo que hacen. Es su actividad más citada, por delante de la organización interna (38 %) e incluso del entrenamiento o el arbitraje (36 %).
Dicho de otro modo: en una asociación deportiva se pasa más a menudo el tiempo con los papeles que en el terreno de juego.
La cuenta, tarea por tarea
Hemos hecho el cálculo para una asociación de 250 socios. Es una estimación, no un estudio: rehazla con tus propias cifras en la calculadora.
Copiar las fichas: 25 horas
250 expedientes, 6 minutos por ficha. Es la tarea más pesada, y la más inútil: la información ya existía, la familia la había escrito.
Seguir los pagos: 12 h 30
3 minutos por expediente para marcar un cheque, una transferencia, un plazo. Multiplicado por 250.
Reclamar los pagos atrasados: 10 horas
40 familias, tres recordatorios cada una, 5 minutos por recordatorio. Y cada recordatorio cuesta también un poco de buen humor.
Reclamar los justificantes: 6 h 40
80 justificantes que faltan, 5 minutos cada uno: averiguar de quién, escribir, esperar, comprobar.
Preparar el siguiente inicio de temporada: 12 horas
Las listas, los grupos, las plazas. Cada año, casi todo vuelve a empezar.
En total, unas 66 horas por temporada. Con una plataforma en la que la familia introduce ella misma los datos y el dinero se sigue solo, la estimación baja a unas 5 horas.
Cuatro cambios que le devuelven las noches
- No volver a introducir lo que otra persona ya ha escrito. La familia rellena el formulario; la junta directiva no copia nada.
- No volver a buscar quién debe qué. El dinero se ve de un vistazo: lo cobrado frente a lo previsto, los retrasos, los expedientes sin ningún pago.
- No volver a escribir el mismo mensaje cuarenta veces. El recordatorio de pago está listo, se revisa y sale.
- No volver a empezar de cero en junio. La temporada siguiente parte de la anterior.
Lo que haces con ese tiempo
El objetivo de una asociación es crear momentos. No sufrir el papeleo.
Según nuestra estimación, que no es un estudio, son 61 horas recuperadas: noches enteras, sin el archivador bajo el brazo. El sábado junto al campo, el ensayo del jueves, la noche en familia.