Lo esencial
- Ninguna ley crea el cargo: son tus estatutos los que dicen lo que hace el tesorero.
- La contabilidad pasa a ser obligatoria con subvenciones, empleados, una actividad económica o una autorización oficial.
- Los recibos fiscales emitidos se declaran cada año, desde la ley del 24 de agosto de 2021.
- Más de 153.000 € de subvenciones o donaciones en el año: cuentas anuales certificadas y publicadas.
- Un cambio de directivos se declara en los tres meses siguientes a la asamblea general.
El papel del tesorero: cobrar, pagar, rendir cuentas
Ninguna ley crea el cargo: la ley de 1901 deja que los estatutos organicen la asociación, como recuerda Service-Public.fr. Tus estatutos dicen lo que hace el tesorero, con quién firma y ante quién rinde cuentas.
En la mayoría de las asociaciones, el tesorero:
- cobra las cuotas, las donaciones, las subvenciones y los ingresos de los eventos;
- paga los gastos aprobados por la junta directiva;
- lleva las cuentas y archiva los justificantes que las respaldan;
- prepara el presupuesto de la temporada siguiente con el presidente;
- presenta el informe financiero en la asamblea general.
El resto, es decir, reclamar los pagos a las familias, volver a contar los cheques y conciliar los extractos, no está escrito en ninguna parte. Y sin embargo es lo que desgasta.
El INJEP lo mide a su manera: el 39 % de los voluntarios de las asociaciones deportivas cita las tareas administrativas, la actividad más citada (Analyses & synthèses n.º 71, octubre de 2023).
Las obligaciones contables dependen del tamaño de la asociación
La contabilidad no la impone la ley de 1901.
Según associations.gouv.fr, pasa a ser obligatoria en cuanto la asociación recibe subvenciones, tiene empleados, ejerce una actividad económica o cuenta con una autorización oficial.
El nivel de contabilidad depende del tamaño y de los recursos de la asociación:
- Asociación pequeña sin empleados ni subvenciones: suele llevar una contabilidad de caja, ingresos y gastos, con sus justificantes.
- Asociación subvencionada: una memoria financiera por subvención, en los seis meses siguientes al final del ejercicio. Mira nuestra guía de subvenciones.
- Más de 153.000 € de subvenciones o donaciones en el año: cuentas anuales completas, certificadas por un auditor de cuentas y publicadas.
- Actividad comercial o sujeta a impuestos (tienda, cantina habitual): obligaciones fiscales y contables propias, que conviene comprobar con un profesional.
Los recibos fiscales se declaran cada año
Una asociación de interés general puede emitir recibos que dan derecho a una deducción fiscal al donante.
Desde la ley del 24 de agosto de 2021, declara cada año el número de recibos emitidos y el importe total de las donaciones correspondientes.
Según associations.gouv.fr, la declaración se hace en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio o, si el ejercicio coincide con el año natural, como muy tarde el segundo día hábil siguiente al 1 de mayo.
Antes de emitir un recibo fiscal por algo que no sea una donación, comprueba tu situación con la administración tributaria.
El calendario del tesorero, mes a mes
- Septiembre: la gran ola de cobros. Cuotas, cheques que ingresar, ayudas que descontar.
- De octubre a diciembre: los plazos, los retrasos, los justificantes que faltan. El Pass’Sport se usa hasta el 31 de diciembre de 2026 y después el club obtiene el reembolso en Le Compte Asso: mira la guía del Pass’Sport.
- De enero a marzo: los expedientes de subvención y el cierre del ejercicio si coincide con el año natural.
- De abril a junio: el presupuesto y los precios de la temporada siguiente, el informe financiero, la asamblea general. Mira preparar la asamblea general y fijar el precio de la cuota.
- Julio y agosto: las renovaciones, los primeros pagos de la temporada siguiente y un poco de descanso.
Pasar el relevo sin perderlo todo
Un tesorero se va, a menudo después de unas cuantas temporadas. Lo que transmite:
- las cuentas cerradas y los extractos bancarios;
- los justificantes, ordenados por ejercicio;
- los accesos al banco y a las herramientas, sin contraseñas compartidas en un papel;
- la lista de los pagos en curso: plazos, retrasos, ayudas que reclamar.
El cambio de directivos se declara en los tres meses siguientes a la asamblea general que lo decidió, según Service-Public.fr.
Lo que el tesorero ya no rehace, con OnClub
La pantalla de esta página muestra el cuadro del dinero: cada familia, lo que ha pagado, lo que queda y el botón que reclama. En concreto:
- Cobrado, pendiente, atrasado, sin ningún pago: todo en el mismo lugar. Los cheques y el efectivo se anotan en el expediente, al céntimo. Mira Seguimiento de pagos.
- Un retraso se reclama con un botón, un equipo entero de una vez (50 expedientes como máximo), con el resumen de lo que se va a enviar antes del envío. Mira Recordatorio con un clic.
- La contabilidad, las inscripciones y las licencias se exportan a una hoja de cálculo para el gestor contable o la asamblea. Mira Exportaciones contables.
- El relevo ya no depende de un archivo: el historial de inscripciones y pagos se queda en el espacio de la asociación, no en el ordenador del tesorero saliente.
Para el detalle del cargo, lee la página tesorero, el artículo sobre las noches del tesorero y la comparación OnClub o una hoja de cálculo. Y después solicita una demostración.