Asamblea general: preparar, celebrar, declarar

La ley deja hacer, tus estatutos deciden

La ley francesa de 1901 no impone ninguna asamblea general: se basa en la libertad estatutaria. Única excepción: Alsacia-Mosela, donde es obligatoria.

Service-Public.fr lo recuerda: corresponde a los estatutos decir quién fija el orden del día, cómo un socio hace incluir un punto, quién convoca, con qué plazo, quién vota y por qué mayoría.

Reléelos antes de fijar la fecha. Muchas juntas directivas descubren la víspera que había que convocar con quince días de antelación, por correo postal, o que se exigía un quórum.

Preparar la asamblea general en seis semanas

Seis semanas antes

• Fijar la fecha y reservar la sala.
• Releer los estatutos: plazo y forma de la convocatoria, quórum, delegaciones de voto.
• Pedir al tesorero que cierre las cifras de la temporada.

Cuatro semanas antes

• Redactar el orden del día con la junta directiva. Cada punto que requiere una votación se redacta con precisión: «Votación del importe de las cuotas 2027-2028», no «Ruegos y preguntas».
• Abrir la presentación de candidaturas al consejo de administración.

Tres semanas antes

• Enviar la convocatoria, con el orden del día, el formulario de delegación de voto y la forma de presentarse como candidato.

La semana anterior

• Terminar el informe moral (el presidente), el informe de actividad, el informe financiero (el tesorero) y el presupuesto previsional.
• Preparar la hoja de firmas de asistencia.

El orden del día tipo, en cinco puntos

1. Informe moral e informe de actividad, y votación.
2. Informe financiero del ejercicio cerrado, y aprobación de las cuentas.
3. Presupuesto previsional e importe de las cuotas de la temporada siguiente, y votación.
4. Renovación de los miembros del consejo de administración.
5. Cuestiones incluidas por los socios en las condiciones previstas por los estatutos.

Para elaborar la propuesta de precios, mira el precio de una cuota de asociación.

Quórum, delegaciones, votación: los puntos que hacen anular una asamblea

• El quórum: si tus estatutos fijan uno, cuenta a los presentes y a los representados desde la apertura, y anótalo en el acta. Si no se alcanza, los estatutos suelen indicar cómo convocar una segunda asamblea.
• Las delegaciones de voto: ¿cuántas puede llevar un socio? ¿En qué forma? Adjunta el modelo a la convocatoria, para evitar las notas garabateadas en una esquina de la mesa.
• Quién vota: los socios al corriente de pago de la cuota, los padres por sus hijos menores, los socios a partir de cierta edad… Lo dicen tus estatutos. Prepara la lista de votantes a partir de las inscripciones de la temporada.
• La asamblea extraordinaria: muchos estatutos le reservan la modificación de los estatutos y la disolución, con mayorías más estrictas. Comprueba cuáles antes de incluir este tipo de punto.

Una decisión tomada sobre un punto ausente del orden del día, o demasiado vago, puede ser anulada por los tribunales, recuerda Service-Public.fr. Más vale un orden del día largo y preciso que una decisión impugnada.

El informe financiero sin volver a contar la víspera

Es la parte que más le cuesta al tesorero: poner en orden, la víspera, unas cifras que han vivido todo el año en cuadernos, sobres y una hoja de cálculo.

Las preguntas de la sala son siempre las mismas:

• cuántos socios hay esta temporada;
• cuánto se ha cobrado, y cuánto falta todavía;
• por qué sube la cuota.

Después de la asamblea: el acta y tres meses para declarar

• El acta, firmada según lo que prevean los estatutos, con la hoja de firmas de asistencia y las delegaciones de voto.
• La declaración de los cambios, en un plazo de tres meses: nuevos directivos, estatutos modificados, nombre, objeto, sede, lugares de actividad, compra o venta de bienes. Se hace en línea, por correo postal o en persona.
• Las decisiones que aplicar: los nuevos precios y los nuevos horarios entran en la temporada siguiente antes de abrir las renovaciones. Mira el inicio de temporada de una asociación.

Con OnClub: la convocatoria, las cifras, lo que sigue

• La convocatoria se envía a toda la temporada, con la lista de destinatarios ya hecha, por lotes de 50 familias en cada clic, y con la lista de a quién se ha enviado. Mira Mensajes a las familias.
• Las cifras ya están ahí: lo cobrado, lo pendiente, lo atrasado y el balance de la temporada en pantalla; el diario contable se exporta mes a mes para el informe financiero. Mira Seguimiento de pagos y Exportaciones contables.
• Los precios votados se aplican a la temporada siguiente, que abres retomando tus clases o tus equipos. Mira Temporada siguiente.

¿Preparas tu primera asamblea? La guía crear una asociación recuerda lo que deben decir los estatutos. Y para ver estas pantallas con datos de ejemplo, solicita una demostración.