Inicio de temporada: planificarlo desde abril

El principio: todo lo que se puede decidir antes del verano se decide, para que septiembre solo sirva para recibir.

Abril: hacer balance antes de olvidarlo

El mejor momento para preparar la temporada siguiente es mientras esta sigue en marcha. Qué grupo se ha llenado, a cuál le ha faltado gente, qué horario ha dado problemas, qué entrenador no vuelve. Anótalo mientras está fresco.

• Cerrar los horarios de la temporada siguiente con el ayuntamiento o el propietario de la sala.
• Confirmar a los entrenadores, los profesores o los entrenadores.
• Decidir las plazas por clase o por equipo.

Mayo y junio: votar y abrir la temporada siguiente

La asamblea general suele votar los precios de la temporada siguiente. Una vez votados, la temporada siguiente puede abrirse.

En OnClub, abres la temporada siguiente: las clases o los equipos se retoman, y solo queda ajustar los horarios, las plazas y los precios. Mira Temporada siguiente.

Llegan entonces las renovaciones: los socios antiguos renuevan primero, con su enlace, y la plaza que les has guardado les espera durante un tiempo. Mira Renovación prioritaria: es la pantalla animada de esta página.

Junio y julio: abrir al público

Una vez que han pasado los socios antiguos, la inscripción se abre al público, y tú vas abriendo plazas a medida que se liberan.

Los nuevos se inscriben desde su móvil, con un formulario que solo les propone las clases o los equipos en los que tienen plaza.

Cuando un grupo está completo, la lista de espera toma el relevo: con un clic, la plaza liberada se ofrece al siguiente, que tiene un plazo para aceptarla. Mira Lista de espera.

Si este año pasas del papel a internet, es el momento: lee pasar las inscripciones a internet.

Finales de agosto: la web actualizada, la feria preparada

A finales de agosto, muchas familias buscan una actividad para el inicio de curso, a menudo coincidiendo con el foro de asociaciones de su ciudad.

• La web dice lo que una familia quiere saber: los horarios, los precios, la dirección de inscripción. Conectada a las inscripciones (clases, horarios, precios y plazas), refleja lo que cambias en la temporada. Mira Web de la asociación.
• La feria: un cartel, una dirección corta y alguien que sepa responder sobre las plazas. Inscribir en papel en una esquina de la mesa es condenarse a copiarlo todo en octubre.
• Las sesiones de prueba: los nuevos quieren probar antes de comprometerse. Reservan su sesión en línea, y la junta directiva sabe quién viene y cuándo. Mira Sesiones de prueba.

Septiembre: recibir, no introducir datos

En septiembre, el trabajo de la junta directiva debería limitarse a recibir. Las familias rellenan los expedientes, los pagos se siguen en el mismo lugar y los justificantes se envían en foto.

Dos citas propias del inicio de temporada:

• El Pass’Sport se usa del 1 de septiembre al 31 de diciembre de 2026, y los códigos llegan a las familias a partir de mediados de septiembre. Mira nuestra guía del Pass’Sport.
• El expediente de salud: cuestionario, declaración o certificado según la edad, la federación y la disciplina. Mira certificado médico y cuestionario de salud.

Cinco errores de inicio de temporada que salen caros

• Abrir al público antes que a los socios antiguos. Un socio antiguo que ya no encuentra plaza en su clase es una familia que se va, y un mensaje al presidente un domingo por la noche.
• Votar los precios demasiado tarde. Sin precios decididos, no hay renovaciones en junio, y todo se retrasa a septiembre.
• Inscribir en papel en la feria. Cada ficha rellenada en una esquina de la mesa se copiará en octubre, con sus errores.
• Dejar las plazas en la cabeza de una sola persona. El día que está de vacaciones, nadie sabe si queda sitio en el grupo de 8-10 años.
• Olvidar las pruebas. Un nuevo que viene a probar sin que nadie lo espere suele irse sin inscribirse.

Octubre: ponerse al día, sin dedicarle las noches

Es el mes de los justificantes que faltan y de los pagos atrasados. Un justificante que falta se reclama con un botón, un retraso también, y tú ves a quién queda por reclamar sin abrir una hoja de cálculo.

El tiempo recuperado es el primer entrenamiento del sábado visto entero, el ensayo del jueves sin el móvil en la mano.

Para una escuela de música o de danza, el recorrido de demostración parte de tus clases. Para un club, solicita una demostración.