Lo esencial
- Siete pasos, del inventario de la ficha en papel al día de la apertura.
- Recoge solo lo necesario: la CNIL lo pide, y es el momento de hacer limpieza.
- Escribe las reglas de precio una vez: después, el cálculo se hace solo.
- Importa a los socios antiguos en lugar de volver a introducirlos, y abre en dos tiempos: primero los antiguos socios, después el público.
- Sin recargo por pagar con tarjeta: los gastos de gestión se aplican a todos.
1. El inventario de la ficha en papel: conservar lo que sirve
Pon la ficha actual sobre la mesa y, para cada casilla, hazte una pregunta: ¿para qué sirve y quién la lee? La profesión de los padres, el nombre de la empresa, el segundo número de teléfono del abuelo: a menudo, nadie.
La CNIL pide a las asociaciones que solo recojan lo necesario, y el paso a internet es el momento adecuado para hacer limpieza.
Lo que queda se ordena en tres grupos: la identidad del socio y del responsable, lo que necesita la actividad (clase o equipo, nivel, talla de la equipación) y las autorizaciones (imagen, salida sin acompañante, transporte).
Con OnClub, la identidad llega completa y las autorizaciones se marcan al final del formulario, antes del pago. Tus preguntas libres (talla de la equipación), en cambio, todavía no se guardan en el expediente: hazlas aparte.
2. Las reglas de precio, escritas una vez
En papel, el tesorero calcula a mano el descuento del segundo hijo o lo que queda por pagar después de una ayuda. En línea, el cálculo se hace solo, siempre que la regla esté escrita:
- la cuota, por clase o por categoría;
- los gastos de gestión;
- el descuento por hermanos y el Pass’Sport;
- el número de plazos.
Nuestra guía fijar el precio de la cuota ayuda a establecer esta tabla.
Una regla que tener presente: sin recargo por pagar con tarjeta. Los gastos de gestión se aplican a todos, sea cual sea el medio de pago.
3. Los justificantes: pedir menos, revisar mejor
Certificado o declaración de salud, autorización de los padres, foto, justificante de una ayuda: haz la lista de lo que se exige realmente, quién lo exige y para qué público.
Para la salud, la guía certificado médico y cuestionario de salud lo resume.
Decide también qué pasa cuando falta un justificante. Con OnClub, no impide ni la inscripción ni el pago: la familia lo envía más tarde en foto y la junta directiva lo revisa.
Los que faltan se reclaman con un botón. Mira Justificantes.
4. Importar a los socios antiguos, no volver a introducirlos
Tus socios del año pasado están en una hoja de cálculo, a veces en varias. Volver a introducirlos a mano sería la peor forma de empezar.
Con OnClub, tú subes la hoja de cálculo de la temporada pasada: los socios antiguos son reconocidos y reciben su enlace de renovación. Mira Importación de archivos.
5. Los datos de las familias: quién ve qué, y durante cuánto tiempo
- Quién ve qué: la junta directiva ve los expedientes; el entrenador no necesita las direcciones. Con OnClub, el entrenador o el profesor pasa lista sin ver ni dirección ni teléfono.
- Durante cuánto tiempo: la CNIL recomienda suprimir los datos de un socio como máximo tres años después del fin de su afiliación, salvo obligación legal de conservar ciertos documentos.
- Los datos de salud requieren todavía más cuidado: con OnClub, el cuestionario de salud se rellena en el navegador de la familia, y solo la declaración llega al expediente.
Compáralo con lo que permite un archivo compartido: la comparación OnClub o una hoja de cálculo detalla la cuestión de las versiones y los accesos.
6. Abrir en dos tiempos: los antiguos socios, y después el público
Primero los socios antiguos, con la plaza que les has guardado; después el público, abriendo plazas a medida que se liberan.
Mira Renovación prioritaria. El calendario completo, de la primavera al foro de asociaciones, está en el inicio de temporada de una asociación.
7. Anunciar el cambio y dejar una puerta abierta
- Un mensaje claro a las familias: por qué el cambio, lo que ganan (todo desde el móvil, varios hijos en el mismo formulario, el pago en varios plazos si lo ofreces) y la fecha de apertura.
- Un horario de atención para quienes necesitan ayuda: un voluntario y una tableta.
- Los cheques y el efectivo siguen siendo posibles: se anotan en el expediente, al céntimo.
Con OnClub: la familia rellena, la junta directiva ya no copia
La familia rellena un solo formulario para todos sus hijos, ve las clases o los equipos en los que cada uno tiene plaza, y paga con tarjeta en uno o varios plazos según lo que ofrezcas.
Mira Inscripción en línea y Pago en línea.
La junta directiva, por su parte, ya no copia nada. Ese tiempo vuelve al terreno de juego, al escenario, a la familia.
El cálculo, tarea por tarea, para 250 socios
Para una escuela de música, de danza o de teatro, el recorrido de demostración parte de tus clases. Para un club, solicita una demostración.
¿Eres padre, madre o socio y te gustaría que tu asociación se animara? Pásale la idea a tu club.