Una cuota con retraso se reclama con un botón

Quién debe qué, sin buscar

La página de inicio del panel muestra el dinero de la temporada: lo cobrado frente a lo previsto, y después dos líneas que llevan directamente a los expedientes.

• «3 familias con retraso en el pago · 330 €»: un plazo ha vencido.
• «4 expedientes sin ningún pago · 1.520 €»: todavía no ha entrado nada.
• Los próximos plazos, que se cobran a mano, en su fecha.

En la lista de inscripciones, la pestaña «Impagadas» reúne los retrasos. El detalle está en el seguimiento de pagos.

Una familia: el mensaje revisado, y después enviado

En la ficha del expediente, «Reclamar a la familia» abre el mensaje tal como saldrá, encima de dos botones.

• La dirección exacta del responsable, y el asunto del correo.
• El importe correcto: el plazo atrasado, y el saldo pendiente si siguen otros plazos.
• El enlace a su expediente, y la posibilidad de pagar en el club.
• «Enviar este mensaje»: no sale nada antes.

El mensaje termina con una frase para la familia que acaba de pagar: «Si tu pago ya está en camino, este mensaje ya no tiene razón de ser». Así, la familia que ya ha dejado un cheque en el buzón del club no se siente ofendida.

El mismo recordatorio reclama también los justificantes

Un expediente saldado al que le falta un certificado o una foto recibe «Justificante pendiente», con la lista de los justificantes debidos. El dinero va primero: un solo mensaje cada vez, el justificante llega una vez saldado el expediente. Mira los justificantes.

Un equipo: un plan de envío, y después una confirmación

El lunes siguiente a la fecha de vencimiento, el tesorero del club de fútbol filtra el equipo U13, marca las familias con retraso y después «Reclamar a la selección».

El plan nombra a cada familia, su dirección exacta y lo que reclama el mensaje. «Confirmar el envío»: un mensaje por familia, nunca uno por hijo, y 50 expedientes como máximo por envío.

Los expedientes descartados se enumeran con su motivo: ninguna dirección de correo, dirección dada de baja, expediente en pausa, inscripción anulada, nada que reclamar, o guardado para el próximo envío.

La junta directiva mantiene el control

• No sale nada por sí solo: cada recordatorio de pago es una acción de la junta directiva, después de revisarlo.
• Poner el expediente en pausa, con un motivo obligatorio: ya no sale ningún recordatorio hacia esa familia, mientras dure un acuerdo.
• Cobrar un cheque en cuanto llega: la familia sale de las impagadas, y el recordatorio siguiente ya no la incluye.
• Tus palabras en el correo: en la pantalla «Correos», la junta directiva escribe su frase de apertura y su nota final. El importe y el enlace siguen siendo los del expediente.

Para un mensaje libre a todas las familias que todavía deben dinero, los mensajes a las familias del plan Pro toman el relevo.

Lo que OnClub no hace (todavía)

• Cobrar un plazo atrasado desde el enlace: el expediente solo se paga con tarjeta en un solo pago, sin nada abonado. En varios plazos, la familia paga con el club.
• Mostrar el texto de cada correo en un recordatorio agrupado: el plan dice quién recibe qué, no el mensaje.
• Reclamar más de 50 expedientes de una vez.
• Saber que ha llegado un cheque mientras no se introduzca en el expediente.